试论办公室主任的“全身”修养

概要：控中心，承担者参与政务、管理事务、搞好服务的重要职能，办公室主任的头脑必须要做好以下三个方面的修养：一是要有天一般的辽阔，即要有大容量的信息存储能力。由于办公室工作琐萃而繁杂，决定了办公室主任必须养成事事关心、处处留意的好习惯，其目之所见、耳之所闻、鼻之所嗅、舌之所感、肤之所触，都应该在大脑皮层留下一道清晰的印记，而不应该抓大放小，更不应该丢三忘四。因为贮存在办公室主任头脑中的所有信息都将成为日后为领导服务、当好参谋、提供决策依据的“源码”。二是要有海一般的深邃，即要有高质量的分析思辨能力。办公室主任的大脑不是简单的信息储存器，善于对各类信息的分类与分析应是办公室主任的基本功。一个信息反馈到大脑，马上就应该出现以下几个最基本的反应：该信息属什么类型？其重要程度如何？为什么会出现这个信息？与当前工作有什么必然联系？它会对工作或将要对工作产生什么影响？它该用公式还是用表格还是用文字表述最为方便？经过一番编排，就可形成信息的条理化、秩序化，为日后的应用提供良好的“物资”装备。三是要有电脑一般的灵敏，即要有高速度的应变处理能力。信息的储存与分析，最终是为方便调度、及时指导和处理问题服务的，领导问计于办公室，要及时拿得出初步的设想及充分的依据；问题出现在

  办公室主任素质的高低决定了办公室工作的好坏。因此，作为办公室的主要责任人，办公室主任从“头”到“脚”都应该是十分优秀的。我认为，在新形势下，办公室主任的“全身”修养最起码应包括八个方面，即头脑要灵，眼睛要明，嘴巴要稳，肩膀要平，心胸要阔，手脚要勤，身板要正。唯有这样，办公室的职能才得以充分发挥，形象才得以充分体现。

一、头脑要灵：勤于思考和总结

大脑作为人的思维与行为的主控中心，其程序必须严密而充实，其联络必须通畅而简捷，唯有这样，才能做到指导有方，调度自如。办公室是机关的主控中心，承担者参与政务、管理事务、搞好服务的重要职能，办公室主任的头脑必须要做好以下三个方面的修养：

一是要有天一般的辽阔，即要有大容量的信息存储能力。由于办公室工作琐萃而繁杂，决定了办公室主任必须养成事事关心、处处留意的好习惯，其目之所见、耳之所闻、鼻之所嗅、舌之所感、肤之所触，都应该在大脑皮层留下一道清晰的印记，而不应该抓大放小，更不应该丢三忘四。因为贮存在办公室主任头脑中的所有信息都将成为日后为领导服务、当好参谋、提供决策依据的“源码”。

二是要有海一般的深邃，即要有高质量的分析思辨能力。办公室主任的大脑不是简单的信息储存器，善于对各类信息的分类与分析应是办公室主任的基本功。一个信息反馈到大脑，马上就应该出现以下几个最基本的反应：该信息属什么类型？其重要程度如何？为什么会出现这个信息？与当前工作有什么必然联系？它会对工作或将要对工作产生什么影响？它该用公式还是用表格还是用文字表述最为方便？经过一番编排，就可形成信息的条理化、秩序化，为日后的应用提供良好的“物资”装备。

三是要有电脑一般的灵敏，即要有高速度的应变处理能力。信息的储存与分析，最终是为方便调度、及时指导和处理问题服务的，领导问计于办公室，要及时拿得出初步的设想及充分的依据；问题出现在办公室，要及时拿得出化解的措施。所谓上下通晓、左右逢源、沉着冷静、游刃有余，就是办公室主任大脑敏捷的具体体现。

二、眼睛要明:精于观察和发现

办公室主任的眼界应该从纷繁的日常事务中拔出来,根据自身所处的位置、场景和工作阶段的不同而不断地调整视角,  既要高屋建瓴,总揽全局,又要见微知著，看叶知秋。要做到这一点，必须具备三项素质：

一是视野要开阔。在工作中，办公室主任只有把自身的业务工作同本单位的整体工作联系起来，才能找准办公室近段的工作重点，并对下一阶段的工作作出准确定位，才能使办公室的工作更贴近领导的工作思路。因此，开阔的视野是办公室主任产生超前思维的前提，也是办公室工作更具创新的必要条件。相反，如果视野狭窄，只顾眼前，办公室的工作必然被动、必然滞后，办公室这一机关龙头的作用就无以发挥。

二是观察要仔细。在对全局大事具有敏锐洞察力的同时，办公室主任更要有善于观察小事的功夫。什么是小事？一个眼神，一个看似不经意的动作，一个稍纵即逝的表情，办公室主任都应该尽收眼底，并能从这些“小事”中分析断定它表达的意义和隐含的潜台词。对这些“小事”的准确捕捉，在办公室主任从事接待和协调工作中尤为重要。对方想说而未说，想做而未做，办公室主任应一目了然，唯有这样，接待工作才能显其心心相融，协调工作才能显其适度而得体，才能始终在整个工作过程中占尽先机，赢得主动。

三是发现要及时。及时发现是由眼及脑的一次超越，是由感性到理性的一次升华。有人往往从别人已经总结出的经验中、已经发掘的典型中看到了或多或少似曾相识的东西，其实这些典型、这些经验也许就发生和成长在自己的身边，自己只是没有发现或没有及时发现而已。因此，承担着总结经验、推广典型、开展宣传重任的办公室主任就必须学会有以小见大、见微知著的本领，发现比别人早一点，发掘比别人深一点。

三、嘴巴要稳：忠于守信和保密

一个闷罐子当不了办公室主任，办公室主任的嘴巴理应能言善辩，巧舌如簧，但不分场合、不分对象、不分内容的滔滔不绝，显然也是不行的。什么时候该口若悬河，什么时候该守口如瓶，办公室主任必须严格把握这个分寸。

如果说能言善辩是办公室主任必备的业务素质，那么，守口如瓶同样是他必备的政治素质，由于工作性质所决定，办公室主任享有比别的中层干部更多的知情权，参加必要的党组会议、局长办公会议、局务会议等，使他有更多的机会获得更多的在一定的时间、范围内被称之为秘密的信息和资料，而这些信息和资料往往也是单位的工作重点，群众关注的热点和议论的焦点，诸如人事任免的问题，经费管理问题，评先评优问题，还有许许多多的数字、报表等，这就要求办公室主任必须时刻牢记自己的身份，增强政治意识，严格做到参政不议

政，涉密不泄密，不该自己说的坚决不说，宁做闷罐子，不做“长舌妇”。只有这样，才能有效维护领导班子的团结，确保各项议程能顺利得到推行。

四、肩膀要平：勇于承责和举荐

办公室主任要有一副厚实的肩膀，这副肩膀上要担得起本不由自己承担的责任，还要撑得住让别人从自己的肩上跨过去。

办公室主任要勇于揽“过”。揽过是一种气质，更是一种工作艺术。办公室工作点多面广，在工作中顾此失彼、出现失误是在所难免的，但办公室主任都应在第一时间将出现过错的责任“揽”到自己肩上，来接受领导或同事的批评，而不应该对失误者吹胡子瞪眼，当场指责。因为爱护其任何下属的脸面，也就调动了下属的工作积极性，增强了下属的工作责任感。在日后的工作中，他们定会自我施压、兢兢业业，以使他们的直接领导不再承受不该承受的“委屈”。

    办公室主任还要乐于举“贤”。发现典型、推举典型、宣传典型，是办公室的职责和义务，“为人作嫁”是办公室主任的必修课，因此，办公室主任必须淡泊名利，不思“进取”，而一心一意地发掘典型、培养典型、举贤荐能，让他们从自己的肩膀上站起来并跨入一个崭新的天地，这是一个成功的办公室主任应当具有的人格魅力。

五、心胸要阔：善于化解和包容

办公室是机关事务的集中地，也是机关矛盾的集中地，办公室主任时时都会推至机关事务与矛盾的风口浪尖上，其实，唯有虚怀若谷，胸襟博大，才能化解一切矛盾，包容一切是非面，保证机关工作顺利开展。

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